Tietosuojakäytäntö

1. Johdanto

Tervetuloa InvoicePay-palveluun, joka on Suomessa toimiville kevytyrittäjille suunnattu laskutus- ja palkanmaksuratkaisu. Olemme sitoutuneet suojaamaan yksityisyyttäsi ja varmistamaan henkilötietojesi turvallisuuden. Tämä tietosuojakäytäntö kuvaa, kuinka keräämme, käytämme, säilytämme ja suojaamme henkilötietojasi EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja sovellettavien EU:n tietosuojalakien mukaisesti.

2. Rekisterinpitäjä

InvoicePay, joka sijaitsee Suomessa, toimii rekisterinpitäjänä ja vastaa henkilötietojesi käsittelystä. Jos sinulla on kysyttävää tai huolenaiheita henkilötietojesi käsittelystä, voit ottaa meihin yhteyttä:

support@invoicepay.fi

3. Keräämämme tiedot

Keräämme ja käsittelemme seuraavia henkilötietoryhmiä:

• Tunnistetiedot: Nimi, henkilötunnus (hetu)
• Yhteystiedot: Sähköposti, puhelinnumero
• Tunnistautumistiedot: Sähköposti, salasana
• Taloudelliset tiedot: Verotiedot, pankkitilin numero
• Liiketoimintatiedot: Asiakastiedot, laskutustiedot
• Varmennustiedot: Henkilöllisyystodistukset (tarvittaessa)
• Kulutustiedot: Kulukorvaukset ja niihin liittyvät asiakirjat

4. Tietojen käsittelyn tarkoitus

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• Käyttäjän tunnistaminen: Nimi ja henkilötunnus tarvitaan käyttäjän tunnistamiseen ja verotietojen hakemiseen viranomaisilta (esim. Verohallinto).
• Viestintä: Sähköpostia ja puhelinnumeroa käytetään tärkeisiin ilmoituksiin, raportteihin, markkinointiin ja asiakastukeen.
• Tunnistautuminen ja turvallisuus: Sähköposti ja salasana ovat tarpeen tilinhallintaan ja turvalliseen kirjautumiseen.
• Palkanlaskenta: Verotiedot haetaan Verohallinnosta ja niitä käytetään vain palkan laskemiseen.
• Laskutus: Asiakastietoja käsitellään oikean laskutuksen ja laskujen lähettämisen varmistamiseksi.
• Palkkamaksut: Pankkitilitietoja käytetään palkan maksamiseen käyttäjän tilille.
• Henkilöllisyyden varmentaminen: Jos käyttäjältä vaaditaan henkilöllisyyden todentamista, tietoja käytetään vain tähän tarkoitukseen.
• Kulujen käsittely: Jos käyttäjä ilmoittaa kuluja ja liittää asiakirjoja, tietoja käytetään verovapaiden kulukorvausten käsittelyyn.

5. Tietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu seuraaviin oikeusperusteisiin:

• Sopimuksen täytäntöönpano: Tietojen käsittely on tarpeen laskutus- ja palkanmaksupalveluidemme tarjoamiseksi.
• Lakien noudattaminen: Tietojen käsittely on tarpeen Suomen ja EU:n verolakien noudattamiseksi.
• Oikeutettu etu: Petosten ehkäisy, tietoturva ja asiakaspalvelu.
• Suostumus: Markkinointiviestintään, jos käyttäjä on antanut siihen luvan.

6. Tietojen säilyttäminen

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin on tarpeen tietosuojakäytännössä määriteltyjen tarkoitusten täyttämiseksi, lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi ja mahdollisten riitatilanteiden ratkaisemiseksi.

7. Tietojen jakaminen ja kolmannet osapuolet

Voimme jakaa henkilötietoja seuraavien tahojen kanssa:

• Viranomaiset: Veroviranomaiset ja muut sääntelyelimet lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.
• Maksupalveluntarjoajat: Palkanmaksujen käsittelyä varten.
• Palveluntarjoajat: Ne, jotka auttavat meitä palveluidemme toteuttamisessa (esim. pilvipalvelut, asiakastuki).
• Oikeudelliset ja sääntelyviranomaiset: Jos laki sitä edellyttää tai oikeuksiemme suojelemiseksi.

Emme myy tai vuokraa henkilötietojasi kolmansille osapuolille.

8. Tietoturva

Käytämme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä henkilötietojesi suojaamiseksi luvattomalta käytöltä, katoamiselta, väärinkäytöltä tai muuttamiselta.

9. Käyttäjän oikeudet

GDPR:n mukaisesti sinulla on seuraavat oikeudet:

• Pääsy tietoihin: Voit pyytää pääsyä henkilötietoihisi.
• Tietojen korjaaminen: Voit pyytää virheellisten tietojen korjaamista.
• Tietojen poistaminen: Voit pyytää tietojesi poistamista, ellei laki edellytä niiden säilyttämistä.
• Käsittelyn rajoittaminen: Voit pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista.
• Tietojen siirrettävyys: Voit pyytää tietojesi siirtämistä toiselle palveluntarjoajalle.
• Suostumuksen peruuttaminen: Voit peruuttaa markkinointiviestintään antamasi suostumuksen milloin tahansa.

Oikeuksiesi käyttämiseksi voit ottaa meihin yhteyttä osoitteessa [Lisää yhteystiedot].

10. Kansainväliset tiedonsiirrot

Jos siirrämme henkilötietojasi ETA-alueen ulkopuolelle, varmistamme asianmukaiset suojatoimet, kuten vakiosopimuslausekkeet (SCC).

11. Evästeet ja seuranta

Voimme käyttää evästeitä ja muita seurantatekniikoita käyttäjäkokemuksen parantamiseksi.

12. Päivitykset

Voimme päivittää tätä tietosuojakäytäntöä ajoittain. Suosittelemme tarkistamaan tämän käytännön säännöllisesti.

13. Yhteystiedot

Jos sinulla on kysyttävää, ota yhteyttä osoitteessa: asiakaspalvelu@invoicepay.fi